Astudiaeth achos Cyngor Sirol Torfaen

Yr Her

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen (CBST) yn gyfrifol am ddarparu gwasanaethau fel addysg, gofal cymdeithasol a thai, ar gyfer ei gymuned o ryw 91,400 o bobl.

Gyda dros 300 o safleoedd i’w monitro, gan gynnwys ysgolion, canolfannau dinesig a chanolfannau ailgylchu ar draws ardal helaeth, roedd y cyngor yn chwilio am ffordd o gadw rheolaeth ar ei ddefnydd o ddŵr.

Doedd y broses hirfaith o anfon rhywun i gymryd darlleniadau wythnosol ddim yn ateb ymarferol i’r cyngor, ac at hynny, nid oedd hi’n rhwydd cyrraedd rhai o’r mesuryddion am resymau iechyd a diogelwch.

Yr Ateb

Fe osodon ni gofnodwyr data ar 50 o’i safleoedd, gan alluogi CBST i weld darlleniadau o fesuryddion a chyfraddau llif o bell, ac mewn amser real.

Mae’r cofnodwyr data’n caniatáu i CBST feincnodi perfformiad eu safleoedd yn erbyn gwaelodlin, gan eu cynorthwyo i glustnodi unrhyw broblemau neu ollyngiadau’n gyflym. Gyda’r swyddogaeth larymau mewnol, gall y cofnodwyr hysbysu’r cyngor os yw’r defnydd yn mynd yn uwch na’r lefel ddisgwyliedig, gan weithredu fel system rybuddio cynnar.

Yn ddiweddar, clustnododd un o’r cofnodwyr data fod 200m3 o ddŵr y diwrnod yn gollwng ar un o’r safleoedd. Diolch i’r cofnodwr, daeth y broblem i sylw ar unwaith ac felly roedd modd gweithio’n gyflym i’w thrwsio. Heblaw am y cofnodwr, gallai’r gollyngiad fod wedi parhau heb yn wybod i’r cyngor am hyd at chwe mis pan fyddem wedi dod allan i ddarllen y mesurydd, a allai fod wedi costio hyd at £50,000 iddynt â’r dŵr ym mynd yn wastraff.

Mae CBST yn manteisio ar ein gwasanaethau rheoli cyfrifon hefyd. Mae’r Tîm Gwasanaethau Busnes yn gweithredu fel un pwynt cyswllt ac yn cynnig cymorth penodol ar gyfer yr holl ymholiadau bilio, mesur a gweithredol. Rydyn ni wedi cynorthwyo CBST trwy adolygu a glanhau data eu cyfrifon a rhoi biliau Cyfnewidfa Ddata Electronig (EDI) ar waith fel y gallant fewnbynnu data bilio’n uniongyrchol i’w meddalwedd cyfrifo, gan gyflymu’r prosesu a’r taliadau.

Yn rhan o’n gwasanaeth rheoli cyfrifon, rydyn ni’n addysgu CBST am bynciau allweddol yn rheolaidd, fel canfod gollyngiadau, lleihau allyriannau carbon a chyfrifoldeb dros gyflenwadau, er mwyn sicrhau bod ganddynt y wybodaeth i wneud eu safleoedd mor effeithlon â phosibl yn eu defnydd o ddŵr.

Mae CBST yn derbyn hysbysiadau e-bost gennym i’w hysbysu am unrhyw waith cynlluniedig neu ymatebol a allai effeithio ar gyflenwadau eu safleoedd hefyd.

Y Buddion

Mae cyfuniad o gydweithio’n agos â ni a buddsoddi yn ein gwasanaeth cofnodi data wedi helpu i roi gwell dealltwriaeth i CBST am eu defnydd o ddŵr, ac wedi llywio mesurau darbodaeth ar sawl un o’i safleoedd.

• Mae’r cofnodwyr data’n eu galluogi i glustnodi unrhyw broblemau neu ollyngiadau ar safle, gan leihau faint o arian sy’n cael ei wario’n ddiangen ar ddŵr sy’n cael ei golli trwy ollyngiadau, yn gwella effeithlonrwydd dŵr ac yn gwella ôl troed carbon y cyngor.
• Trwy fuddsoddi yn ein gwasanaeth cofnodwyr, gall CBST weld eu cyfraddau llif a’u defnydd ag un glic, a gallant gysoni defnydd safleoedd â’u biliau dŵr mesuredig hefyd. Mae hyn wedi bod yn arbennig o ddefnyddiol iddynt ar safleoedd sy’n segur. Maen nhw’n gwybod ar unwaith os oes problem ar y safle, a gallant weithio’n gyflym i’w datrys, gan gynyddu effeithlonrwydd dŵr y safleoedd ac arbed arian.
• Tawelwch meddwl – Mae ein gwasanaeth rheoli cyfrifon yn golygu bod gan CBST dîm pwrpasol i’w cynorthwyo ag unrhyw ymholiadau sydd ganddynt. Rydyn ni’n cydweithio’n agos â’u hysgolion i godi eu hymwybyddiaeth am effeithlonrwydd dŵr a’u cynorthwyo i ddarogan a chyllidebu am daliadau dŵr.
• Addysgu – Mae ein diweddariadau rheolaidd yn datblygu gwybodaeth CBST ar feysydd allweddol fel cydymffurfiaeth, defnydd o ddŵr a’r effeithiau amgylcheddol, sy’n gwella effeithlonrwydd ac yn eu cynorthwyo i daro targedau amgylcheddol y Llywodraeth.
• Mae bilio EDI wedi symleiddio’r broses anfonebu ac wedi lleihau’r amser rheoli sydd ynghlwm wrth adolygu a phrosesu anfonebau.