Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili astudiaeth achos cwsmeriaid

Yr Her

Fel Swyddog Ynni, Dŵr a Chadwraeth yn CBSC, Paul Rossiter sy’n gyfrifol am effeithlonrwydd dŵr ar draws adeiladau annomestig y cyngor. Gyda dros 400 o safleoedd, yn amrywio o adeiladau’r cyngor ac ysgolion i ganolfannau dinesig a hamdden, gwaith Paul yw sicrhau bod defnydd y cyngor o ddŵr mor effeithlon ag y gall fod. Un rhan o’r rôl yw ymchwilio i ollyngiadau posibl a biliau sy’n uwch na’r cyfartaledd.

Roedd hi’n sialens i Paul gadw ar ben pethau gyda’n proses bilio blaenorol, am fod biliau unigol yn cael eu postio i’r 400 adeilad ar wahân, oedd yn golygu nad oedd Paul yn gallu gweld beth oedd yn cael ei ddefnyddio ar bob safle. Os oedd bil uchel yn achosi pryder, gallai wythnosau fynd heibio cyn bod Paul yn cael gwybod, oedd yn golygu bod amser gwerthfawr yn cael ei wastraffu, gan amharu ar ei allu i ymchwilio i’r broblem yn brydlon.

Pe bai Paul yn gallu rheoli biliau dŵr y cyngor yn ganolog, gallai wella ei ddealltwriaeth am ddefnydd pob safle, gan alluogi iddo ymateb i unrhyw newid mewn defnydd yn gynt.

Yr Ateb

Fe gynigion ni’r Gyfnewidfa Ddata Electronig (EDI) i’r cyngor am fod hyn yn caniatáu i ddata bilio gael ei anfon yn uniongyrchol o Ddŵr Cymru i CBSC trwy e-bost, gan ddileu’r angen am anfonebau papur, cyflymu’r amserau prosesu a lleihau’r costau sy’n gysylltiedig â phrosesu â llaw. Cyn hynny, amcangyfrif yr awdurdod oedd ei bod yn costio tua £8-10 i brosesu pob bil â llaw.

Yn hytrach na phostio biliau i nifer o wahanol safleoedd, nawr rydyn ni’n anfon un bil misol cyfunol sy’n cynnwys hyd at 250 o safleoedd y cyngor yn syth at dîm Paul, ac mae yna gynlluniau i drosglwyddo gweddill y safleoedd yn y dyfodol hefyd. Yn ogystal, yn hytrach na chymryd sawl diwrnod i wybodaeth bilio gyrraedd y cyngor, erbyn hyn mae’n cymryd llai na dwy funud i fil yr EDI gyrraedd, sy’n golygu bod data bilio manwl gywir ar gael yn y fan a’r lle.

Mae hynny’n golygu bod tîm Paul yn gallu sicrhau bod eu biliau dŵr yn fanwl gywir, a thrwy ddarllen data’r mesurydd, gall CBSC glustnodi unrhyw ollyngiadau sydd wedi datblygu, gan arbed amser yn y tymor hir. Un enghraifft o hyn yw lle clustnododd yr awdurdod tri gollyngiad sylweddol nad oedd modd eu gweld yng nghanolfan hamdden Caerffili.

Nawr mae ganddynt bwynt cyswllt canolog o fewn ein tîm bilio, sy’n cynnig cymorth penodol iddynt, ac sy’n gallu eu cynorthwyo i ddod o hyd i unrhyw anghysonderau neu gynnydd annisgwyl mewn defnydd, ac ymchwilio iddynt yn syth.

Buddion

Mae’r ateb newydd yma wedi trawsnewid dulliau CBSC o reoli ei filiau a’i effeithlonrwydd dŵr:

• Gall glustnodi gollyngiadau’n gyflym — Gan leihau faint o arian sy’n cael ei wario’n ddiangen ar golli dŵr trwy ollyngiadau, a gwella effeithlonrwydd dŵr yn gyffredinol.
• Arbed arian sylweddol — Nawr gall yr awdurdod ymchwilio, prosesu a thalu 250 o anfonebau cyn pen 30 munud ar ôl i ffeil EDI ddod i law. Mae hynny’n golygu y gall tîm Paul ddefnyddio eu hamser ar dasgau gwerth uwch sy’n helpu’r cyngor i ddod yn fwy rhagweithiol yn eu dulliau o weithredu.
• Derbyn data anfonebu mewn lleoliad canolog — Sy’n caniatáu i’r awdurdod feincnodi a thargedu meysydd lle mae defnydd uchel o ddŵr.
• Dileu papur o’r broses bilio — Mae hyn yn helpu i gyfyngu ar effaith y cyngor ar yr amgylchedd.
• Yn caniatáu i’r awdurdod wneud taliadau prydlon.